مقایسه هزینه چاپ با چاپگر و دستگاه کپی و نحوه صحیح انتخاب نوع پرینتر

مقایسه هزینه چاپ با چاپگر و دستگاه کپی و نحوه صحیح انتخاب نوع پرینتر

مقایسه هزینه چاپ با چاپگر و دستگاه کپی و نحوه صحیح انتخاب نوع پرینتر : چاپ با چاپگر و دستگاه کپی چه فرقی دارد و مقدار هزینه هرکدام برای چاپ یک برگ چقدر میباشد ؟ آیا شما برای پرینت اسنادتان سه برابر یا بیشتر هزینه می کنید؟ زمانی که فقط به کپی سیاه و سفید نیاز دارید ، هر بار که شما با یک چاپگر چند منظوره رنگی به جای سیاه و سفید چاپ رنگی می کنید ، حداقل سه برابر هزینه می کنید. ممکن است مابه التفاوت مبلغ چاپ با چاپگر و دستگاه کپی به نظر مبلغ کمی باشد اما باید این مبلغ را برای چاپ یا کپی تعداد کل اسناد در روز مقایسه نمود.

با استفاده از نرم افزار کنترل و ردیابی چاپی مانند UniFlow و PaperCut NG یا MF کانن در کسب و کارهایی با هر اندازه می توانید هزینه ها را کنترل کنید کارهای چاپی می توانند به صورت خودکار براساس قوانین طراحی شده برای حمایت از سیاست چاپ شما، از جمله ارسال اسناد بر روی دستگاه با بصرفه ترین هزینه، چاپ شده باشد. بسته به اینکه شما چه میزان نظارت مدیریتی برای زیر ساخت چاپ دارید ، ممکن است شما نیاز به صحبت کردن با افراد داخلی IT تان و یا با کارکنان دستگاه کپی تان داشته باشید تا اطمینان حاصل کنید که این قوانین به درستی تنظیم شده اند.

مدیریت چاپ :

قوانین برای رهایی آغاز صرفه جویی با قوانین چاپ هماهنگ است. همه ما آن را می دانیم و ما همه آن را انجام داده ایم به سادگی با نزدیک ترین چاپگر و یا دستگاه کپی مان چاپ می کنیم. کارکنان به طور معمول با یک چاپگر رنگی که ۲۰ متر به آنها نسبت به پرینتر سیاه و سفید نزدیکتر است، کار چاپ را انجام می دهند. با قوانین چاپ، شما می توانید اطمینان حاصل کنید که به طور موثر نظارت دارید که چه چیزی چاپ می شود ،کجا چاپ می شود و چه کسی در حال چاپ کردن می باشد. این فهرست با پیروی آسان از قوانین وعادات چاپ کمک خواهد کرد که شما شروع به کاهش هزینه چاپ در واحدهای مجموعه داشته باشید .

پیروی از قوانین چاپ با چاپگر و دستگاه کپی

۱٫ ارتباط برقرار کردن !  همانطور که ساده به نظر می رسد. کارکنان شما می گویند که چاپ با چاپگر و دستگاه کپی آنها مرتبا در حال انجام است. ایجاد وقفه و یا استراحت در طی کارهای چاپی بالا گاهی اوقات  مناسب است. تصمیم بگیرید که فعالیت چاپ را پیگیری کنید، گزارش کاربران یا ادارات را به صورت ماهیانه ارسال کنید تا آنها بدانند چقدر چاپ کرده اند.

۲٫ درایورهای چاپگر خود را به صورت خودکار به طور پیش فرض بر روی حالت سیاه و سفید تنظیم کنید.   به طور خودکار تمام کارهای رنگی را به سیاه و سفید تبدیل کنید. برای دریافت درایورهای دستگاههای کپی شارپ به نمایندگی شارپ و برای دریافت درایورهای دستگاههای کپی توشیبا به نمایندگی توشیبا مراجعه کنید. این کار باعث می شود همه افراد به صورت آگاهانه صفحات رنگی را چاپ کنند. حتی کوچکترین قطعه رنگی در یک صفحه، مانند پرینتر رنگی در ایمیل، به صورت یک ورق کامل رنگی تقریبا ده برابر هزینه صفحه سیاه و سفید است.

مقایسه هزینه چاپ با چاپگر و دستگاه کپی و نحوه صحیح انتخاب نوع پرینتر

 مجوزهای چاپ را تنظیم کنید: نوع خاصی از چاپ را برای هر کاربر در شبکه خود محدود کنید.

 پیام چاپ رنگی: در هنگام چاپ رنگی یا چاپ یک ایمیل مانند پیام «آیا مطمئن هستید که میخواهید این ایمیل را رنگی چاپ کنید؟» پیامهای خودکار را تنظیم کنید تا در هنگام ارسال کارهای چاپی، به کاربرانشان اطلاع دهند. پیام هایی مانند اینها باعث اختلال در تفکرشان می شوند و موجب می شوند تا اندیشه های دومین اقداماتشان را انجام دهند.

 پیام تایید چاپ بفرستید: 

هنگامی که یک کار ارسال شده و چاپ شده است، یک پیام به کاربر ارسال کنید که کار چاپ آن کامل است . کاربران را تشویق کنید که انتخاب کننده باشند و صفحه ای را که نیاز دارند چاپ کنند : تمامی محتوای مورد چاپ را برروی یک فایل به منظورچاپ قراردهند . بطور مثال چند صفحه که بطور فایلهای جداگانه میباشند را در یک فایل قرار داده سپس چاپ کنند.

 چاپگرها را برروی صفحات دو طرفه  به صورت پیشفرض قرار دهید و برروی کاغذ ذخیره نمایید. بهتر است از امکان ۴ صفحه دریک برگ در چاپ با چاپگر و دستگاه کپی استفاده کنید : اگر کاربران شما فقط به صفحات به عنوان چک پرینت نیاز دارند، آنها را با تنظیمات چاپ N-up  ( دو صفحه در هر طرف ) و۴ صفحه در یک صفحه آشنا نمایید. از متخصصین تعمیرکار فتوکپی برای آشنایی با تنظیمات دستگاه خود راهنمایی بگیرید.

به صورت اتوماتیک کارهای چاپ رنگی و با حجم بالا را با دستگاه هایی با هزینه پایین تر در هر صفحه انجام دهید. یک اتاق چاپ اختصاصی برای این نوع کارها داشته باشید تا بقیه کارهای چاپی کارکنان شما کمتر شود.

محدودیت های فایل را تنظیم نمایید:

چبرای چاپ فایلهای تصویری مانند JPEG ، GIF و TIFF تاییدیه چاپ قرار دهید که برای چاپ نیاز به تایید اداری داشته باشند. اختصاص تعداد چاپ : محدود کردن صفحات چاپی در هر هفته برای هر کاربر به ویژه در دانشگاه ها مفید است . کاربران غیر مجاز اغلب باعث می شوند تا دستگاه کپی و پرینت از کنترل خارج شوند.

به کاربران بیاموزید که از چاپهای مجدد جلوگیری کنند: این کار باعث جلوگیری از دوبار چاپ شدن یک کار می شود. زیرا آنها فراموش کرده اند که کار چاپ اولیه را پس از اینکه متوجه شدن یک نسخه پشتیبان دارد حذف کنند و دوباره در جایی دیگر چاپ کرده اند. صبور باشید و از ارسال فایل به چاپگر اطمینان داشته باشید : زیرا برخی افراد بی حوصله بوده اند و دکمه چاپ را بیش از حد کلیک میکنند و باعث چاپ مجدد میشوند. فکس ها را به صندوق های پستی ایمیل بفرستید : به جای کار سنتی ارسال فکس به صورت فیزیکی.

 اثبات سند به صورت دیجیتال برروی صفحه نمایش با ابزارهای حاشیه نویسی الکترونیکی : به چاپ و علامت گذاری یک صفحه به صورت دستی، عادت کنید. اگر چشمان شما نمیتواند آن را دنبال کند. متن را بزرگنمایی کنید یا روشنایی صفحه را تنظیم کنید. ارسال اسناد کسب و کار از طریق ایمیل در قالب PDF به جای چاپ، ایمیل یا فکس. از امضاهای الکترونیکی استفاده کنید و آنها را از طریق ایمیل به فرستنده ارسال کنید. قوانین مخصوص خودتان را  ایجاد کنید: آیا یک قاعده دقیقا مانند موردی که بدان نیاز دارید را نمی بینید؟ مدیران می توانند شرایط کار، عوامل و اقدامات را برای ایجاد قوانینی خاص برای نیازهای تجاری شما ادغام کنند.