امکانات دستگاه کپی که شما از آنها بیخبرید !

هرچیزی که شما درمورد امکانات دستگاه کپی تان ندانید می تواند برای شما هزینه داشته باشد یا حداقل ، بازدهی اداره شما را کم کند. در بیشتر مجموعه ها، مدیرانIT  دستگاه های کپی و پرینتر ها را مدیریت میکنند و در برخی از مجموعه ها از دستگاه فتوکپی فقط برای گرفتن کپی استفاده میشود. آیا شما هم جزو آن دسته از کاربران میباشید که فقط سند را داخل دستگاه کپی میگذارند و کلید سبز را میزنند؟

آیا از امکانات دستگاه کپی خود بیخبر هستید ؟ اکنون دستگاههای کپی از بخش های مهم زیرساخت هر کسب و کار به حساب می آیند. فرض کنید دستگاه های کپی وجود دارند که میتوانند از سند شما کپی تهیه کنند و آنرا در فضای ابری مانند  (Google Drive) ذخیره کنند و در هر زمانی که شما بخواهید به راحتی به آن دسترسی داشته و چاپ مجدد کنید. همین امکان را برای ذخیره سازی در بستر شبکه های محلی و حافظه های جانبی هم در نظر بگیرید.

و این دستگاه های کپی ماشین های شگفت انگیزی به شمار می آیند. با وجود اینکه ما اغلب اوقات آنها را دست کم میگیریم . فراتر از قابلیت پرینت، اسکن، کپی و فکس، این دستگاه های بهبود دهنده بازدهی کسب و کار ، می تواند اوضاع کار روزانه را بهتر نماید. در اینجا ۹ مطلب در مورد کارامدی و بازدهی دستگاه کپی وجود دارد که ممکن است شما از آن آگاه نباشید:

چاپ از موبایل

از هر گوشی موبایلی پرینت بگیرید و سپس در قسمت خروجی دستگاه کپی ، اسناد خود را دریافت کنید.

چاپ کاملا رنگی (اکثریت رنگی)

برای اسناد بازاریابی داخلی و سایر اسناد در حجم بالا که به منظور حداکثر تاثیر بخشی بستگی به طراحی دارند. شما می توانید با یک دستگاه دیجیتال تمام حاشیه های اسناد پرینت شده را به صورت رنگی چاپ نمایید. بنابراین شما باید از پاک کننده کاغذ بیرون بزنید زیرا آن یک چاپ کاملا رنگی نمی باشد. همانند پرینتر تولید که قادر به این کار است. آیا شما به رنگی بودن حاشیه اسنادتان علاقه مند هستید؟ ( برای راهنمایی بیشتر به نمایندگی فتوکپی شارپ مراجعه نمایید).

پیروی کردن از قوانین چاپ

اگر آنها بتوانند به صورت رنگی یا تنها سیاه و سفید و غیره پرینت بگیرند،  قوانین چاپ مشخص مینماید که چه دستگاهی می تواند با صرفه جویی در هزینه پرینت بگیرد. یک مثال : تمام کارهای چاپی حتی کارهایی با چاپ رنگی را سیاه و سفید در نظر بگیرید. اسکن به ایمیل و اسکن به شبکه اینترنتی قابلیت اسکن کردن از دستگاه کپی چند کاربردی شما می تواند برای حذف کاغذاز جریان کار در کسب وکارتان بکار گرفته شود.

۱٫اسکن به ایمیل

شما می توانید جعبه دریافت ایمیل خودتان را بعنوان محل قرار گیری اسناد اسکن شده پیش تنظیم نمایید. نیازی نیست سند را ۱۰ مرتبه کپی نمایید ، آن را اسکن کنید و سند را ازطریق ایمیل به اشتراک بگذارید.

۲٫اسکن به شبکه اینترنتی

شما می توانید از دستگاه کپی تان به منظور اسکن برای خدمات متعددی در شبکه اینترنتی استفاده نمایید.(مانند  sharepoint, Dropbox, evernote  و غیره )

۳٫اسکن به محل مدیریت سند شما

اسناد کاغذی را مستقیما در سیستم مدیریت سندتان اسکن نمایید .

۴٫فکس به ایمیل

به جای اینکه اجازه دهیم تا فکس ها در سینی خروجی کاغذ انباشته شوند. از قابلیت فکس دستگاه کپی تان به منظور هدایت مستقیم فکس ها به جعبه در یافت ایمیل استفاده نمایید- که به حفظ اطلاعات مورد اعتماد به لحاظ دیده شدن از سوی کسانی که در هنگام گشتن به دنبال آنچه پرینت نموده اند موجب برهم زدن اسناد می شوند  ،کمک می کند. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد اینکه چگونه کاغذ سرعت شما را کاهش می دهد ، نمایندگی شارپ تماس بگیرید.

امنیت بیشتر سند

استفاده و دسترسی به اسناد و جریان کاری برروی خود پنل دستگاه کپی با وارد نمودن تصویر، پین کدها ، یا کارت های proximity، را محدود نمایید. چاپ follow me امنیت را از طریق در اختیار گذاشتن اطلاعات در دستگاه افزایش می دهد. جریان کاری سند را آغاز نمایید. اسناد کاغذی را مستقیما درون جریان کاری خودکار کسب و کارتان اسکن نمایید.

MFP بعنوان یک ایستگاه کاری

اعمال دستگاه کپی را بدون اینکه مجددا به میز کاریتان بازگردند تکمیل نمایید ،  همانند بازگردانی اسناد از شبکه تان

مدیریت انرژی

موافقت با ENERGY STAR ( مجموعه ای از راهنمایی های پیشنهادی برای کاهش حجم برق مصرفی) در میزان مصرف برق اداره شما تفاوت ایجاد می کند. از امکانات مدیریت انرژی دستگاه کپی تان – نظیر حالت استراحت – استفاده کنید، تا در هزینه های برق در کل وقت صرف جویی کنید.

راهکارهای هزینه ای

راهکارهای قوانین چاپ از اسناد مسیر گزینی از خروجی رنگی به سیاه و سفید موجب صرف جویی در هزینه می گردد. راه های شرکت ، الگوی چاپ بخشی و فردی در واقع مشخص می نمایند که شما چه میزان هزینه صرف چاپ می نمایید تا اطمینان حاصل نماید که شما در حال استفاده از قابلیت های خروجی سند به صورت کارامد می باشید. اگر شما آن را نسنجیده اید نمی توانید آن را مدیریت کنید.

تنظیم و هماهنگی میان محیط تکنولوژی اطلاعات شما برای بسیاری از این قابلیت ها واضح و روشن است. آن همچنین از طریق برنامه ریزی   MEAP از Canon  ( برنامه چند کاربردی تعبیه شده) و  EIP  از  Xerox ( برنامه میانه توسعه پذیر) آسانتر می گردد. این محیط ها به منظور توسعه و استفاده برنامه های کاربردی فراهم می گردند تا اطمینان حاصل نماید که دستگاه کپی شما کانون و مرکز بازدهی اداره شما می باشد که می تواند و باید باشد.